Googles kunstige intelligens tar et nytt steg innen Workspace med en utvidelse av Gemini i Dokumenter, Regneark, Presentasjoner og DiskDenne bevegelsen er utviklet for å erstatte manuelle kontoroppgaver med AI-styrte oppgaver, og har som mål å transformere disse applikasjonene fra enkle tekstredigerere, regneark eller filarkiv til omfattende løsninger. verktøy som kan opprette, oppsummere og koble sammen informasjon nesten fra en enkel skriftlig instruksjon.
I denne nye fasen, Tvillingene blir en konstant følgesvenn i det daglige arbeidetDen hjelper deg med å lage komplette utkast, organisere komplekse tabeller, foreslå lysbildeoppsett og finne spredte data på tvers av Drive uten at du må åpne hvert dokument individuelt. Alt dette rulles ut først i betafase og på engelsk, med et klart fokus på betalende Google Workspace-kunder, og når det gjelder Drive, med en begrenset lansering i USA før den gradvis utvides til andre markeder, inkludert Europa.
Gemini på arbeidsplassen: fra sporadisk assistent til midtpunkt
Med denne oppdateringen, Google styrker Gemini sin tilstedeværelse direkte i grensesnittet til Dokumenter, Regneark, Presentasjoner og DiskPrimært gjennom et sidepanel hvor du kan snakke med AI-en og komme med forespørsler om innholdet du bruker. Det er ikke lenger bare en chatbot i en egen fane, men en kontekstuelt system som forstår dokumentet, arket eller Disk-mappen som vises i det øyeblikket.
Det uttalte målet er å minimere friksjonen som er typisk for mange arbeidsflyter: innsamling av materialer, oppsummering, formatering og til slutt skriving eller presentasjon. Med Gemini har Google som mål å la brukerne starte direkte med det omtrentlige resultatet de trenger, og la AI gjøre resten. Informasjonskurator, skribent på inngangsnivå og grunnleggende layoutdesignermens personen fokuserer på å gjennomgå, korrigere og ta avgjørelser.
Denne strategien passer inn i det generelle markedskappløpet, der pakker som Microsoft 365 med Copilot eller eksterne løsninger som ChatGPT også konkurrerer om «produktivitets-copilot»-området. Googles viktigste differensieringsfaktor er... dyp integrasjon med arbeidsområdekonteksten: Gmail-e-posterFiler i Drive, samtaler i Chat eller møter i Kalender og Meet blir direkte råmateriale for AI.
For europeiske og spanske team som allerede jobber med Workspace, betyr dette muligheten for å få mer ut av intern informasjon uten å legge til nye verktøyDette har imidlertid ulempen med å være avhengig av funksjoner som for øyeblikket lanseres på engelsk, og med forskjøvet tilgjengelighet avhengig av land og lisenstype.
Google Dokumenter: fra blank side til kontekstuell utkast
I Google Dokumenter er den mest synlige endringen Gemini sitt sprang fra en enkel skriveassistent til generator av komplette dokumenter med reell kontekstFunksjonen kjent som «Hjelp meg å skape» Den lar deg beskrive i naturlig språk hvilken type dokument du trenger – en rapport, en tidsplan, en orientering, et forretningsforslag – og la AI-en lage et strukturert utkast.
Den første versjonen er ikke begrenset til generisk tekst: den kan støttes av eksisterende data i arbeidsmiljøetsom for eksempel e-poster lagret i Gmail, tidligere filer i Drive, interne chatter eller til og med informasjon fra nettet. Dette løser en av de vanlige flaskehalsene i bedrifter og offentlige forvaltninger: samle det spredte materialet før man begynner å skrive.
Når dokumentet er generert, tvinger ikke Gemini deg til å starte på nytt hver gang du vil gjøre en endring. Brukeren kan velge bestemte avsnitt eller seksjoner og be om at argumentene styrkes, innholdet tydeliggjøres, eller tonen justeres uten å generere hele teksten på nytt. Denne tilnærmingen opprettholder ideen om et «redigerbart utkast»: AI-en foreslår og personen gjennomgår, noe som reduserer oppstartstiden, men krever påfølgende kritisk lesing.
For samarbeidsmiljøer legger Docs også til spesifikke funksjoner som er utformet for å forhindre at dokumenter blir en kollasj av stiler. Her skiller den seg ut. «Matchende skrivestil», et alternativ som analyserer den overordnede tonen i en tekst og Juster resten for å forene stemmenDette er spesielt nyttig i rapporter signert av flere avdelinger eller i interne kommunikasjonsdokumenter med mange forfattere.
Sammen med det dukker det opp «Samsvar dokumentformatet» (også referert til som «Tilpass formatet»), som tillater gjenskape strukturen og formatet til et referansedokumentHvis en organisasjon i Spania bruker svært strenge maler for kontrakter, tilbud eller tekniske rapporter, kan Gemini automatisk bruke dette oppsettet på nye filer og fullføre dem med data fra e-post eller andre dokumenter, for eksempel reisereservasjoner eller budsjetter.
Google Regneark: fra klassisk Excel til automatisert analytiker
I Regneark går Googles tilnærming lenger enn bare å hjelpe folk med å skrive formler. Selskapet introduserer Gemini som en partner som er i stand til å generere hele regneark fra én enkelt instruksjonkoble sammen data fra e-poster, dokumenter og til og med nettsøk for å lage tabeller, dashbord og diagrammer.
Et typisk eksempel ville være den økonomiske planleggingen til en europeisk SMB eller oppstartsbedrift: i stedet for å utforme en resultatregnskap manuelt, beskriver brukeren behovet («en kvartalsvis resultatregnskap med inntekter per forretningsområde og tilbakevendende utgifter») og Gemini bygger strukturen med forhåndskonfigurerte tabeller, kategorier og visualiseringerBrukeren fokuserer deretter på å gjennomgå tall og antagelser, ikke på å kjempe med intervaller og formater.
Det mest slående trekket i dette området er "Fyll med Tvillingene"Dette verktøyet analyserer det eksisterende innholdet på arket og kan fylle hele kolonner med nye, kategoriserte eller oppsummerte dataI mange tilfeller er denne metoden også avhengig av informasjon fra nettet. Ifølge tall publisert av Google, tillater denne metoden fullføring av dataregistreringsoppgaver relatert til ni ganger raskere manuell skriving på mellomstore ark, spesielt i scenarier med en hundre celler Skal fullføres.
Utover automatisk fylling integrerer Gemini funksjoner som selskapet selv kobler til utviklingen innen Google DeepMind og Google ResearchDette oversettes til funksjoner av optimalisering og avansert planlegging, i stand til å foreslå løsninger på problemer som tildeling av arbeidsskift, fordeling av ressurser eller organisering av timeplaner i samsvar med regler og restriksjoner definert av selskapet.
For sektorer som detaljhandel, hotell- og restaurantbransjen eller logistikk i Spania kan små variasjoner i planleggingen føre til forbedringer på mellom ett og tre poeng i driftsmarginenDette kan oppnås ganske enkelt ved å redusere overlappinger, underutnyttede timer eller ubalansert arbeidsfordeling. Bruk av disse funksjonene krever imidlertid overvåking og styring: hvis AI foreslår en plan, vil det være avgjørende å kunne se implementeringen av den. Hvorfor ble den løsningen nådd? og justere regler for å unngå at resultater oppfattes som urettferdige eller urealistiske av personalet.
Videre er det mulig å få tilgang til Gemini-sidepanelet i Regneark. stille spørsmål om dataene på naturlig språk («Hvilke er de tre raskest voksende kundene dette kvartalet?», «Hvilke forretningsenheter har overskredet budsjettet sitt?») og få konsise svar uten å måtte skrive komplekse formler, noe som kan være spesielt nyttig for forretningsteam som ikke er spesialister på dataanalyse.
Google Slides: «merkevarebaserte» presentasjoner ved hjelp av AI
I Slides er Gemini plassert som design- og visuell historiefortellingsassistentVerktøyet kan generere nye lysbilder fra en kort presentasjon, med respekt for temaet og den visuelle stilen til den eksisterende presentasjonen, slik at det endelige resultatet er i samsvar med bedriftsidentiteten eller organisasjonens vanlige format.
Ved hjelp av tekstdokumenter, tabeller eller spredte notater kan AI transformere informasjon til redigerbare diagrammer, diagrammer og skjemaerDisse lysbildene er klare til å settes inn i en presentasjon uten å måtte gå gjennom flere runder med manuell layout. Dette letter en av de mest kjedelige oppgavene i konsulent-, markedsavdelinger eller ledergrupper: å oversette ideer og data til forståelige lysbilder.
I tillegg inneholder Gemini-sidepanelet i Slides funksjoner for generere tilpassede bilder, justere bakgrunner eller foreslå narrative strukturer For presentasjoner kan brukeren for eksempel be om at fargene tilpasses paletten som brukes i resten av dokumentet, eller at designet forenkles for å gjøre det mer minimalistisk, uten å måtte gjøre hvert lysbilde på nytt for hånd.
Ser man litt lenger frem i tid, har Google allerede annonsert at de jobber med et alternativ for Lag komplette presentasjoner fra én enkelt beskrivelseFor eksempel kan en bruker be om et sett med fem lysbilder for en resultatpresentasjon hos et spansk selskap, og systemet vil foreslå strukturen, fordele innholdet på tvers av de forskjellige sidene og bruke et sammenhengende design. Målet er å redusere en oppgave som for tiden tar flere timer til noen få minutter, noe som er avgjørende for ledere og team som holder hyppige møter og trenger visuelt materiale raskt.
Parallelt kan Gemini også generere tilpassede bilder i lysbilder, med høyere daglige grenser for opprettelse For de med avanserte abonnementer, tillater dette å illustrere presentasjoner uten å ty til eksterne banker eller ekstra redaktører, selv om volumet og kvaliteten på den genereringen avhenger av hvilken type abonnement som er avtalt.
Google Drive: fra fillagring til aktiv kunnskapsbase
Den mest omfattende endringen kommer sannsynligvis til Google Drive, som går fra å bli sett på som en skybasert harddisk til å fungere som et kunnskapslager som kan søkes ved hjelp av naturlig språkNøkkelbrikken her er AI-oversikterAutomatisk genererte sammendrag som vises øverst i søkeresultatene i Drive.
I stedet for å stole på svært presise filnavn eller nøkkelord, kan brukeren stille flere åpne spørsmål for eksempel «vis meg tilbakemeldingene fra kundene om vinterkampanjen» eller «hvilke avtaler som ble inngått med denne leverandøren i fjor». Gemini gjennomgår dokumentene personen allerede har tilgang til og presenterer en syntese med siterte fragmenter, noe som gjør det enklere å finne informasjon uten å åpne et dusin forskjellige filer.
Denne tilnærmingen kompletteres av funksjonen «Spør Gemini» på DriveDenne funksjonen muliggjør flertrinnsdialoger med AI ved å bruke Drive-filer som base, men også data fra Gmail, Kalender og Chat, samt relevant nettinformasjon. Brukeren kan begrense søkeomfanget og bestemme hvilke kilder som inkluderes, noe som er viktig i sammenheng med krav til samsvar med regelverk i Europa.
Et spesielt interessant konsept for organisasjoner er muligheten for grupper kilder i «prosjekter»Dette er sett med dokumenter, e-poster og andre ressurser som kan lagres og deles med andre teammedlemmer, alltid med respekt for eksisterende tilgangstillatelser. På denne måten kan et skatteprosjekt, en offentlig anbudskonkurranse eller produktdokumentasjon konsulteres samlet uten å måtte rekonstruere konteksten hver gang.
For Drives mer avanserte funksjoner har Google valgt en forsiktig utrulling: først i USA og på engelskog først og fremst for kunder med spesifikke AI-planer (AI Pro, AI Ultra og deltakere i Gemini Alpha-programmet). Etter hvert som selskapet validerer funksjonaliteten og brukeradopsjonen, forventes disse funksjonene å utvides til andre territorier, inkludert EU, hvor håndtering av forretningsdata og forklaring av hvordan de brukes til å trene eller mate AI-modeller er spesielt sensitive spørsmål.
Automatisering av arbeidsflyt og rollen til arbeidsplassen i bedriften
Utover individuelle apper, legger Google et ekstra lag med automatisering under merkevaren. ArbeidsplassstudioUtviklet for å automatisk koble til forskjellige verktøy i pakken. Selv om dette forslaget fortsatt er i betafase, tillater det for eksempel Merk e-poster etter hvor viktige de er, generer sammendrag før møter i Meet eller opprett oppfølgingsoppgaver basert på det som ble avtalt i en videosamtale, alt uten å ty til eksterne automatiseringstjenester.
I praksis setter denne visjonen Workspace i direkte konkurranse med kodefrie plattformer og koblinger som Zapier eller Make, men med den ekstra fordelen at Gemini sin AI forstår innholdet i meldinger og dokumenter, ikke bare de tekniske feltene i hver applikasjon. For europeiske team som prøver å redusere avhengigheten av flere verktøy samtidig som de overholder interne sikkerhetsstandarder, sentraliser automatisering i ett enkelt miljø Det kan være et overbevisende argument.
Googles filosofi er at AI bør slutte å være en sidestilt «hjelperobot» og bli et tverrlag som forbereder arbeidet på forhåndFra å utarbeide et dokument til å oppsummere en hel mappe med filer, inkludert å lage gjøremålslister, måleinstrumentbord eller presentasjonsdisposisjoner, innebærer denne tilnærmingen også et kulturskifte: i stedet for å skrive mindre, gjennomgår brukerne nå mer og bestemmer hvilke AI-forslag de skal innlemme og hvilke de skal forkaste.
Samtidig er selskapet klar over de tilhørende risikoene: overbevisende feil eller uriktige tolkninger Kort sagt kan disse feilene spre seg raskt innenfor en organisasjon hvis de ikke oppdages. Derfor er et av Googles tilbakevendende budskap viktigheten av å vise sitater og kilder, og begrense svar til innhold brukeren allerede hadde tilgang til, noe som styrker sporbarhet og samsvar med tillatelser.
Planer, tilgang og faseinndelt utrulling
Gemini sine nye funksjoner i Workspace når ikke alle brukere likt. På den ene siden, Business Standard-, Business Plus-, Enterprise Standard- og Enterprise Plus-abonnementer De inkluderer et sett med grunnleggende AI-funksjoner uten ekstra kostnad i abonnementet, spesielt rettet mot skriving, oppsummering og kontekstuell assistanse i dokumenter.
For de som trenger mer intensiv bruk, tilbyr Google betalte tillegg som f.eks. AI Utvidet Tilgang og AI Ultra Tilgang (eller lignende navn avhengig av markedet), som utvider antallet daglige forespørsler, bildegenerering i Slides Og i noen tilfeller tilgang til mer avanserte forsknings- og dybdeanalysefunksjoner. Noen av disse funksjonene har blitt tilbudt i reklamekampanjer i en begrenset periode, med full aktivering fra mars, noe som oppfordrer bedrifter og fagfolk til å gjennomgå alternativene som er tilgjengelige i sin nåværende kontrakt.
Parallelt vedlikeholder Google spesifikke programmer som Tvillingene AlfaDisse er utformet for organisasjoner som ønsker å være de første til å prøve ut de mest eksperimentelle funksjonene. Mange av de nye funksjonene som er beskrevet – spesielt i Drive og avansert arbeidsflytautomatisering – blir i utgangspunktet rullet ut blant abonnenter på Google AI Pro og Google AI Ultra og bedriftskunder i det tidlige programmet.
En annen viktig faktor er språk og geografi. Ifølge informasjon fra selskapet, Dokumenter, Regneark og Presentasjoner får nye AI-funksjoner på engelsk med global rekkeviddeSelv om den mest sensitive delen av Drive (AI-oversikter og kryssforespørsler med Gmail, Kalender og Chat) for øyeblikket er begrenset til brukere i USA. Forventningen er at når samsvarsmodellene og -prosessene er justert, gradvis utvides til andre språk og regioner, inkludert Spania, hvor interessen for AI-verktøy for forretningsbruk vokser, men det samme gjør regulatoriske krav.
Til syvende og sist forsterker utvidelsen av Gemini til Dokumenter, Regneark, Presentasjoner og Disk ideen om et arbeidsområde der AI svarer ikke bare på spesifikke spørsmål, men lager også utkast, standardiserer stiler, organiserer data og trekker ut viktig informasjon fra bedriftsfiler.Hvis europeiske selskaper tar i bruk disse funksjonene på en klok måte – og utnytter tidsbesparelser, men uten å ofre menneskelig gjennomgang og åpenhet i databruk – kan måten vi jobber med dokumenter, regneark, presentasjoner og delte databaser på endre seg mer i årene som kommer enn i det forrige tiåret.
