Det meksikanske trygdeinstituttet (IMSS) har tatt et betydelig skritt i sin digitale transformasjonsstrategi ved å fastslå at e.firma, eller avansert elektronisk signatur , vil være et obligatorisk krav for å fullføre flere av deres nettbaserte arbeidsgiverprosedyrer. Denne avgjørelsen påvirker direkte selskaper, arbeidsgivere og juridiske representanter som administrerer ansattregistreringer, endringer i ansettelsesstatus og arbeidsgiverregistreringer på nett.
Med dette tiltaket ønsker etaten å effektivisere prosesser, styrke informasjonssikkerheten og redusere papirbruken i sine administrative prosedyrer. Fra datoen som er spesifisert i avtalen, vil det ikke lenger være mulig å fullføre visse digitale prosedyrer hvis brukeren ikke har en gyldig elektronisk signatur utstedt av Skatteetaten (SAT).
IMSS vil gjøre e-firma obligatorisk i nettbaserte prosedyrer
Det nye systemet ble definert i en avtale fra IMSS tekniske råd og publisert i Federationens offisielle tidende (DOF) , noe som ga det offisiell status. Fra ikrafttredelsen vil e.firma (elektronisk signatur) ikke lenger være et valgfritt tillegg, men vil bli det primære verktøyet for å bekrefte identitet i elektroniske arbeidsgiverprosedyrer.
Myndighetene ved instituttet forklarer at den avanserte elektroniske signaturen vil muliggjøre mer nøyaktig verifisering av arbeidsgiveres identitet , redusere feil ved dataregistrering og gi større juridisk sikkerhet for transaksjoner som utføres gjennom institusjonens portaler. Dette forsterker bruken av digitale kanaler som den foretrukne metoden for å samhandle med IMSS (Meksikansk trygdeinstitutt) angående registrering og bidrag.
Implementeringen av dette kravet er ikke bare en teknisk endring; det er en del av en hybrid tjenestemodell som kombinerer nettbaserte prosesser med personlige trinn for visse prosedyrer. I alle tilfeller der den digitale kanalen brukes, vil den elektroniske signaturen være det sentrale elementet for brukerautentisering.
Hvilke IMSS-prosedyrer krever obligatorisk elektronisk signatur?
Avtalen spesifiserer at avanserte elektroniske signaturer vil være avgjørende for en rekke arbeidsgiverprosedyrer på nett , spesielt de som er knyttet til selskapsregistrering og ansattadministrasjon. Blant de mest relevante prosedyrene er:
- Arbeidsgiverregistrering og innmelding i yrkesrisikoforsikringenprosedyre som kreves for å registrere et nytt selskap, arbeidsgiver (enkeltperson eller juridisk enhet), samt for å gjenoppta aktiviteter før IMSS.
- Tildeling av den unike arbeidsgiverregistreringen (RPU)administrasjon som tillater gruppering av flere arbeidsgiverregistreringer under én nøkkel, noe som forenkler overholdelse av forpliktelser og kontroll av bevegelser.
- Varsler om endringer i ansatttilhørighetinkluderer nyansettelser, oppsigelser og lønnsendringer som sendes digitalt til instituttet.
Når det gjelder varsler om ansattregistrering , kan arbeidsgivere bruke sin elektroniske signatur (e.firma) til å validere masseinnsendinger av data elektronisk, på samme måte som å signere en PDF med et digitalt sertifikat . Dette er spesielt nyttig for bedrifter med et stort antall ansatte. Systemet støtter for eksempel opplasting av filer i et bestemt format for flere poster i én operasjon.
Det meksikanske trygdeinstituttet (IMSS) presiserer at når disse samme prosedyrene utføres personlig ved et tjenestevindu , vil andre former for identifikasjon og dokumentasjonskrav fortsatt gjelde. Når prosedyren utføres på nett, vil imidlertid den elektroniske signaturen (e.firma) være det nødvendige middelet for å bekrefte identiteten til arbeidsgiveren eller den juridiske representanten.
Videre er den elektroniske signaturen integrert som et teknisk krav i prosedyrer knyttet til elektronisk arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (NPIE) og det digitale sertifikatet , instrumenter som brukes for å sikre online kommunikasjon mellom instituttet og bedrifter.
Datoer og ikrafttredelse av den nye forpliktelsen
Selve avtalen, som ble publisert i Forbundets offisielle tidende, fastslår at de nye reglene trer i kraft femten virkedager etter publiseringen . Denne tidsrammen ble satt for å gi både instituttets interne avdelinger og brukere tid til å tilpasse seg systemene og kravene knyttet til e.firma (elektronisk signatur).
I praksis betyr denne fristen at alle prosedyrer som igangsettes etter den angitte datoen må ha en gyldig elektronisk signatur . Enhver forespørsel som sendes inn etter ikrafttredelsesdatoen uten dette autentiseringselementet kan ikke fullføres digitalt.
På den annen side presiserer IMSS at prosedyrer som ble igangsatt før avtalen trådte i kraft, kan fullføres i henhold til de tidligere reglene. Med andre ord vil det ikke være nødvendig å omkonfigurere pågående prosedyrer, og søknader som allerede er sendt inn, vil heller ikke bli startet på nytt på grunn av mangel på en e.firma (elektronisk signatur), forutsatt at de startet innenfor det tidligere regelverket.
Angivelsen av datoer og den eksplisitte omtalen av pågående prosesser har som mål å unngå forvirring blant selskaper, ved å begrense omfanget av det nye kravet til prosedyrer generert under den nye ordningen og ikke til prosesser som allerede var i gang i underdelegeringene eller på elektroniske plattformer.
Forholdet til forenkling og digitalisering av prosedyrer
Kravet om elektronisk signatur (e.firma) er ikke et isolert tiltak, men snarere en del av en bredere administrativ moderniseringsprosess som det meksikanske trygdeinstituttet (IMSS) har fremmet i samarbeid med føderale digitale transformasjonsbyråer. Et av målene er at en større andel av prosedyrene skal fullføres på nett , noe som gradvis eliminerer behovet for å fysisk besøke kontorene.
I denne sammenhengen er elektroniske signaturer i ferd med å bli nøkkelen til tilgang til nettjenester , og de utfyller andre verktøy som NPIE (nasjonal elektronisk signatur for arbeidsgivere), digitale sertifikater og fremtidens digitale fil. Tanken er at arbeidsgiver- og arbeidstakerinformasjon skal administreres på sikre plattformer, med automatiske registreringer av hvem som utfører hver transaksjon og når.
Denne tilnærmingen samsvarer med trender observert i andre offentlige forvaltninger, både i Mexico og i diverse europeiske land , hvor elektronisk identifikasjon og digitale signaturer har blitt standarder for tilgang til offentlige tjenester. Selv om IMSS fokuserer på den meksikanske konteksten, er modellen for obligatorisk bruk av elektroniske signaturer lik den som brukes i europeiske e-forvaltningssystemer.
Videre muliggjør digitalisering kryssreferanser av data i sanntid med andre institusjonelle databaser , noe som forbedrer internkontrollen og reduserer repetisjon av dokumentasjonskrav, noe som fører til mindre reisevirksomhet og lavere arbeidsmengde for vindus- og arkivområdene.
Andre relaterte endringer: biometrisk CURP og digital registrering
I tillegg til kravet om å bruke elektronisk signatur (e.firma) for nettbaserte prosedyrer, har det meksikanske trygdeinstituttet (IMSS) foreslått ytterligere justeringer i hvordan det identifiserer enkeltpersoner og lagrer informasjon om mottakere og arbeidsgivere. Blant de mest bemerkelsesverdige elementene er den biometriske CURP ( Unique Population Registry Code) som en fremtidig referanse for personlig identifikasjon.
Selv om dette dokumentet implementeres fullt ut over hele landet, vil instituttet fortsette å godta gyldige offisielle foto-ID-er for personlige transaksjoner. Når CURP med biometriske data er tilgjengelig og mye brukt, forventes det imidlertid å bli den primære måten å bekrefte identiteten på med IMSS i hele Mexico.
Videre jobber institusjonen med å utvikle en digital fil , utformet som en «enkelt elektronisk mappe» som sentraliserer personopplysninger, transaksjonshistorikk, dokumenter og administrative registre. Denne filen vil gradvis erstatte tradisjonelle fysiske arkiver, slik at dokumenter kan konsulteres og valideres digitalt av autorisert personell fra enhver administrativ enhet.
Kombinasjonen av biometrisk CURP (Unique Population Registry Code), digitale registre og elektroniske signaturer skaper et miljø der identiteten og informasjonen til arbeidsgivere og ansatte primært vil bli håndtert elektronisk. Dette systemet, i likhet med de som allerede brukes i flere europeiske forvaltninger, har som mål å styrke informasjonssikkerheten og redusere muligheten for identitetstyveri eller datamanipulasjon.
Anbefalinger for arbeidsgivere og juridiske representanter
Gitt det overhengende kravet om elektroniske signaturer i flere nettbaserte prosedyrer, anbefaler IMSS selv at arbeidsgivere, juridiske representanter og regnskapsfirmaer tar en rekke forholdsregler for å unngå tilbakeslag når de håndterer sine forpliktelser.
Først er det viktig å bekrefte at e.firmaen (elektronisk signatur) er gyldig . Hvis sertifikatet er utløpt eller snart utløper, anbefales det å fornye det hos SAT (skatteforvaltningstjenesten) eller, hvis aktuelt, gjenopprette FIEL-passordet (elektronisk signatur) i god tid, siden det uten en aktiv signatur ikke vil være mulig å fullføre de elektroniske søknadene som dekkes av avtalen.
Det anbefales også at de som er ansvarlige for prosedyrene gjør seg kjent med bruken av e.firma (elektronisk signatur) på de offisielle digitale plattformene til både SAT (Tax Administration Service) og IMSS (Mexican Social Security Institute). Dette innebærer å forstå hvordan filene knyttet til signaturen fungerer, passordene, trinnene for elektronisk forsegling av skjemaer (eller signering av Office-dokumenter ), og hvordan man bekrefter at innsendingen var vellykket.
Til slutt er det nyttig å gjennomgå på forhånd hvilke selskapets prosedyrer som utføres på nett og hvilke som fortsatt vil bli behandlet personlig, slik at dokumentasjonen kan organiseres internt og personen eller personene som skal utøve digital representasjon før instituttet kan utpekes.
Med disse endringene beveger det meksikanske trygdeinstituttet (IMSS) seg mot en forvaltningsmodell der elektronisk signatur (e.firma) blir en nøkkelkomponent for å operere i digitale miljøer , samtidig som den baner vei for elektroniske registre og mer utbredt biometrisk identifikasjon. For bedrifter og arbeidsgivere innebærer tilpasning til dette nye rammeverket en innledende tilpasning, men også muligheten for å ha mer strømlinjeformede, sporbare og mindre papiravhengige prosedyrer.
