El Meksikansk institutt for sosial sikkerhet (IMSS) har tatt et viktig skritt i sin digitale transformasjonsstrategi ved å etablere at e.signatur, eller avansert elektronisk signaturDet vil være et obligatorisk krav å fullføre flere av sine arbeidsgiverrelaterte prosedyrer på nett. Denne avgjørelsen påvirker direkte selskaper, arbeidsgivere og juridiske representanter som administrerer ansattregistreringer, overføringer og arbeidsgiverregistreringer via internett.
Med dette tiltaket søker organisasjonen effektivisere prosesser, styrke informasjonssikkerheten og redusere papirforbruket i sine administrative prosedyrer. Fra datoen som er spesifisert i avtalen, vil det ikke lenger være mulig å fullføre visse digitale prosedyrer hvis brukeren ikke har en gyldig elektronisk signatur utstedt av Skatteetaten (SAT).
IMSS vil gjøre e-firma obligatorisk i nettbaserte prosedyrer
Den nye ordningen ble definert i en avtale fra IMSS' tekniske råd og publisert i Forbundets offisielle tidende (DOF)som gir den offisiell status. Fra ikrafttredelsen vil den elektroniske signaturen ikke lenger være et valgfritt tillegg og vil bli hovedverktøyet for å bekrefte identitet i elektroniske arbeidsgiverprosedyrer.
Instituttets myndigheter forklarer at den avanserte elektroniske signaturen vil tillate bekrefte identiteten til mønstrene mer nøyaktigfor å redusere feil ved dataregistrering og gi større juridisk sikkerhet for transaksjoner som utføres via institusjonelle portaler. Dette forsterker bruken av digitale kanaler som den foretrukne metoden å samhandle med IMSS angående registrering og innsamling.
Implementeringen av denne forpliktelsen er ikke begrenset til en teknisk endring, men er en del av en hybrid modell for omsorg Dette systemet kombinerer nettbaserte prosesser med personlige trinn for visse prosedyrer. I alle tilfeller der den digitale metoden brukes, vil den elektroniske signaturen være det sentrale elementet for å autentisere brukeren.
Hvilke IMSS-prosedyrer krever obligatorisk elektronisk signatur?
Avtalen spesifiserer at avansert elektronisk signatur vil være uunnværlig for en rekke arbeidsgiverprosedyrer på nett, spesielt de som er knyttet til selskapsregistrering og ansattadministrasjon. Blant de mest relevante prosedyrene er:
- Arbeidsgiverregistrering og innmelding i yrkesrisikoforsikringenprosedyre som kreves for å registrere et nytt selskap, arbeidsgiver (enkeltperson eller juridisk enhet), samt for å gjenoppta aktiviteter før IMSS.
- Tildeling av den unike arbeidsgiverregistreringen (RPU)administrasjon som tillater gruppering av flere arbeidsgiverregistreringer under én nøkkel, noe som forenkler overholdelse av forpliktelser og kontroll av bevegelser.
- Varsler om endringer i ansatttilhørighetinkluderer nyansettelser, oppsigelser og lønnsendringer som sendes digitalt til instituttet.
I tilfelle av varsler om endringer i tilknytningArbeidsgiveren vil kunne bruke den elektroniske signaturen til å validere masseinnsendinger av informasjon elektronisk, for eksempel når du signerer en PDF med et digitalt sertifikatDette er spesielt nyttig for bedrifter med et stort antall ansatte. Systemet støtter for eksempel opplasting av filer i et bestemt format for flere poster i én operasjon.
IMSS presiserer at når disse samme prosedyrene utføres personlig ved vinduetAndre former for identifikasjon og dokumentasjonskrav vil fortsatt eksistere. Når prosedyren utføres på nett, vil imidlertid e.firma (elektronisk signatur) være det nødvendige middelet for å bekrefte identiteten til arbeidsgiveren eller den juridiske representanten.
Videre er den elektroniske signaturen integrert som et teknisk krav i prosedyrer knyttet til Arbeidsgivers elektroniske identifikasjonsnummer (NPIE) og digitalt sertifikat, instrumenter som brukes for å sikre online kommunikasjon mellom instituttet og selskapene.
Datoer og ikrafttredelse av den nye forpliktelsen
Selve avtalen, publisert i Forbundets offisielle tidsskrift Det står at de nye reglene vil begynne å gjelde. femten virkedager etter publiseringenDenne fristen ble satt for å gi både instituttets interne avdelinger og brukere tid til å tilpasse seg systemene og kravene knyttet til den elektroniske signaturen.
I praksis betyr denne nådeperioden at fra den angitte datoen, Prosedyrer som igangsettes senere må nødvendigvis ha en gyldig elektronisk signaturEnhver forespørsel som sendes inn etter ikrafttredelsen, uten dette autentiseringselementet, kan ikke fullføres digitalt.
På den annen side gjør IMSS det klart at saksbehandlingen som allerede var igangsatt før avtalen trådte i kraft De kan fullføres i samsvar med de tidligere reglene. Det vil si at det ikke vil være noen forpliktelse til å omkonfigurere pågående prosedyrer eller starte søknader på nytt som allerede er sendt inn på grunn av manglende elektronisk signatur, forutsatt at de startet innenfor det tidligere regelverket.
Angivelsen av datoer og den eksplisitte omtalen av pågående prosesser har som mål å unngå forvirring blant selskaper, og begrenser omfanget av det nye kravet til prosedyrer generert under den nye ordningen og ikke til prosedyrer som allerede var i gang hos underdelegasjonene eller elektroniske plattformer.
Forholdet til forenkling og digitalisering av prosedyrer
Kravet om en elektronisk signatur oppstår ikke isolert, men innenfor en en bredere prosess med administrativ modernisering som IMSS har fremmet i samarbeid med føderale byråer for digital transformasjon. Et av målene er at det gradvis skal bli en en større andel av prosedyrene kan fullføres på nett uten å måtte fysisk oppsøke kontorene.
I denne sammenhengen er den elektroniske signaturen i ferd med å bli etablert som tilgangsnøkkel til nettjenesterDette utfyller andre verktøy som NPIE, digitale sertifikater og fremtidens digitale fil. Tanken er at arbeidsgiver- og arbeidstakerinformasjon skal administreres på sikre plattformer, med automatiske registreringer av hvem som utfører hver operasjon og når den utføres.
Denne tilnærmingen er i tråd med trender observert i andre offentlige forvaltninger, både i Mexico, som i diverse europeiske landder elektronisk identifikasjon og digitale signaturer har blitt standarder for tilgang til offentlige tjenester. Selv om IMSS fokuserer på den meksikanske konteksten, er den obligatoriske bruken av elektroniske signaturer lik den som gjelder i europeiske e-forvaltningssystemer.
Videre tillater digitalisering kryssreferansedata i sanntid med andre institusjonelle databaser, forbedre internkontrollen og redusere repetisjon av dokumentasjonskrav, noe som fører til mindre reisevirksomhet og mindre arbeidsmengde for vindus- og arkivområdene.
Andre relaterte endringer: biometrisk CURP og digital registrering
Sammen med kravet om å bruke e.firma (elektronisk signatur) i nettbaserte prosedyrer, har IMSS foreslått ytterligere justeringer av måten folk identifiseres på og for å lagre informasjon om stønadsmottakere og arbeidsgivere. Blant de mest fremtredende funksjonene er Biometrisk CURP som en fremtidig referanse for personlig identifikasjon.
Selv om dette dokumentet implementeres fullt ut på nasjonalt nivå, vil instituttet fortsette å godta gyldige offisielle foto-ID-er for prosedyrer ansikt til ansikt. Når CURP med biometriske data er tilgjengelig og utbredt, forventes det imidlertid å bli det viktigste middelet for identitetsverifisering før IMSS på meksikansk territorium.
Videre jobber institusjonen med utviklingen av en digital filDenne filen, som er utformet som én «enkelt elektronisk fil» som sentraliserer personopplysninger, transaksjonshistorikk, dokumenter og administrative handlinger, vil gradvis erstatte tradisjonelle fysiske arkiver, noe som gir mulighet for Dokumentene konsulteres og valideres i digitalt format. av autorisert personell fra enhver administrativ enhet.
Kombinasjonen av biometrisk CURP (Unique Population Registry Code), digitale registre og elektroniske signaturer skaper et miljø der identiteten og informasjonen til arbeidsgivere og ansatte primært vil bli håndtert elektronisk. Dette systemet, som ligner på det som allerede brukes i flere europeiske administrasjoner, har som mål å styrke informasjonssikkerheten og redusere sjansene for etterligning eller datamanipulering.
Anbefalinger for arbeidsgivere og juridiske representanter
Gitt den forestående obligatoriske bruken av elektroniske signaturer i flere nettbaserte prosedyrer, anbefaler IMSS selv å arbeidsgivere, juridiske representanter og regnskapsfirmaer Ta en rekke forholdsregler for å unngå tilbakeslag når du håndterer forpliktelsene dine.
Først og fremst er det viktig bekrefte at den elektroniske signaturen er gyldigHvis sertifikatet er utløpt eller snart utløper, anbefales det å fornye det hos SAT, eller hvis det er aktuelt, gjenopprette passordet til FAITHFUL med tilstrekkelig forhåndsvarsel, siden det uten en aktiv signatur ikke vil være mulig å fullføre de elektroniske søknadene som er omhandlet i avtalen.
Det foreslås også at de som er ansvarlige for prosedyrene er gjøre dere kjent med bruken av e-signatur på offisielle digitale plattformerfra både SAT og IMSS. Dette innebærer å forstå hvordan filene knyttet til signaturen, passordene og trinnene for å forsegle skjemaene elektronisk (eller Signer Office-dokumenter) og hvordan man bekrefter at forsendelsen er gjort riktig.
Til slutt er det nyttig å gjennomgå på forhånd. Hvilke bedriftsprosedyrer utføres på nett? og hvilke som fortsatt skal behandles personlig, slik at dokumentasjonen kan organiseres internt og den eller de som skal utøve digital representasjon før instituttet kan utpekes.
Med disse endringene beveger IMSS seg mot en forvaltningsmodell der e.firma blir et nøkkelelement for å operere i digitale miljøerDette baner også vei for elektroniske registre og mer utbredt biometrisk identifikasjon. For bedrifter og arbeidsgivere innebærer tilpasning til dette nye rammeverket en innledende tilpasning, men også muligheten for mer strømlinjeformede, sporbare og mindre papiravhengige prosesser.
