Verifactu-applikasjonen fra det spanske skatteetaten har blitt en av hovedaktørene i det nye faktureringslandskapet i Spania: et offisielt, gratis og nettbasert verktøy, designet slik at frilansere, fagfolk og små bedrifter kan utstede elektroniske fakturaer og sende fakturaoversikten sin direkte til skatteetaten uten tekniske komplikasjoner.
Samtidig krever VeriFactu-forskriftene og antisvindelloven at all faktureringsprogramvare skal tilpasses gradvis, i en slik grad at bruk av utdatert eller ikke-kompatibel programvare fra bestemte datoer vil bli ansett som en svært alvorlig forseelse. Hvis du lurer på nøyaktig hva VeriFactu er, hvordan AEATs gratisapp fungerer, hvordan den skiller seg fra privat programvare, og hvilke frister som gjelder for deg, er her den komplette veiledningen, forklart på enkel spansk, men med teknisk grundighet.
Hva er den gratis faktureringsappen Verifactu fra Skatteetaten?
Skatteetatens faktureringsapplikasjon Verifactu er et nettbasert skjema som ligger på AEATs elektroniske hovedkontor. Dette lar deg generere elektroniske fakturaer og sende faktureringsposter samtidig, i henhold til standarden regulert av kongelig resolusjon 1007/2023 og dens påfølgende endringer av kongelig resolusjon 254/2025.
Dette offentlige verktøyet er utviklet for de med enkle operasjoner: få kunder, få fakturaer per år og ingen betydelige ekstra administrasjonsbehov. Gjennom applikasjonen håndterer systemet selv utstedelse av fakturaen, tildeling av en unik identifikator eller kode, generering av QR-koden og sending av fakturaoversikten direkte til skattemyndighetene.
Hver faktura generert med Verifactu-appen inneholder en identifikator som garanterer integriteten, sporbarheten og uforanderligheten til informasjonen, i samsvar med kravene i lov 58/2003 om generell skattelov og lov 11/2021 om tiltak for å bekjempe skattesvindel, som forbyr bruk av programmer med dobbelt bruk eller manipulerbare programmer.
I tillegg til identifikasjonskoden inneholder applikasjonen en QR-kode som lar fakturamottakeren bekrefte den via det spanske skatteetatens (AEAT) nettportal eller skatteetatens mobilapp. Dette gjør det enklere for kunder å bekrefte at dokumentet finnes i forvaltningens systemer og forbedrer åpenheten i virksomheten din.
Gratisappen er ikke et komplett ERP-system , men et praktisk skjema som dekker utstedelse av fakturaer og sending av poster, men uten alle administrasjonsfunksjonene som tilbys av private programmer: ikke forvent integrert regnskap, dashbord eller avanserte automatiseringer.
Hvor finner og hvordan får du tilgang til Verifactu-appen
AEATs Verifactu-applikasjon er tilgjengelig på nettstedet til Electronic Office, under delen «Informasjon og prosedyrer», i MVA-blokken, nærmere bestemt i «Informasjonssystemer for fakturering (SIF) og VERI*FACTU». Der vil du se lenken «Tilgang til AEAT-faktureringsapplikasjonen».
For å få tilgang til søknaden må du identifisere deg elektronisk: du kan gjøre dette ved hjelp av Cl@ve Móvil, et anerkjent digitalt sertifikat eller et elektronisk ID-kort (eller ved hjelp av totrinnsverifisering ). Uten en av disse offisielle identifikasjonsmetodene kan du ikke bruke skjemaet.
Når du logger inn, vil du bli spurt om du handler på egne vegne eller som representant for en annen person eller enhet. Hvis du handler på vegne av tredjeparter, kreves det spesifikke fullmakter (IZ862 og IZ863), eller alternativt den generelle fullmakten som er regulert i lov 58/2003, som omfatter begge.
Når identifikasjonsprosessen er fullført , vises en hovedmeny med de ulike tilgjengelige alternativene: utstedelse av nye fakturaer, visning av utstedte poster, nedlasting av dokumenter, administrasjon av utstederdata osv. Det er et miljø som ligner på andre AEAT-skjemaer, men spesielt rettet mot faktureringsarbeidsflyten.
Skatteetaten har selv publisert hjelpemateriell og forklarende videoer for å forenkle bruken av systemet, slik at enhver skattyter med grunnleggende forståelse av internett raskt kan lære seg å bruke det.
Første oppsett: utstederdata og grunnleggende alternativer
Første gang du logger deg inn, anbefales det på det sterkeste at du går til delen «Mine data» og åpner skjemaet for endring av utsteder. Der kan du lagre bedriftens faste informasjon: navn eller firmanavn, skatte-ID-nummer, adresse, kontaktinformasjon, vanlig faktureringsmetode osv.
Ved å sette opp utstederprofilen kan du automatisk fylle ut relevant informasjon hver gang du genererer en ny faktura, slik at du slipper å legge den inn på nytt. Denne lille detaljen sparer deg betydelig tid, spesielt hvis du utsteder flere fakturaer per måned, selv om volumet ikke er veldig høyt.
Fra samme seksjon kan du også se gjennom eller oppdatere informasjonen din når noe relevant endres, for eksempel skatteadressen din eller gjeldende momsordning. Å holde denne informasjonen oppdatert er viktig for å sikre at fakturaene dine overholder faktureringsreglene i kongelig resolusjon 1619/2012.
En annen nyttig funksjon i appen er muligheten til å velge hvilken informasjon du vil inkludere når du genererer en PDF. Systemet lar deg velge om du bare vil konvertere gjeldende side eller hele resultatindeksen til en PDF, med advarselen om at genereringen kan ta flere minutter hvis det er en stor mengde data.
Du kan avbryte genereringen av PDF-filen når som helst hvis du ser at du ikke trenger den, eller hvis du gjorde en feil da du valgte informasjonsområdet, uten at dette påvirker postene som allerede er sendt til AEAT.
Hvem kan bruke Verifactu-appen, og hvilke typer saker passer den best for?
Den offentlige appen Verifactu er utviklet for skattebetalere med enkel fakturering: frilansere, fagfolk og små bedrifter som utsteder få fakturaer per år eller utfører enkle operasjoner.
Det er spesielt nyttig hvis du ikke trenger å administrere lagerbeholdning, flere brukere, flere komplekse fakturaserier, regnskapsintegrasjon eller koblinger til andre administrasjonsverktøy. For enkle serviceoppføringer eller engangssalg kan det være en perfekt løsning.
Det er også en god løsning for de som ønsker å begynne å overholde VeriFactu-forskriften uten å først påta seg kostnadene og læringen av programvare for privat fakturering, forutsatt at arbeidsmengden er håndterbar via et nettskjema.
Den er imidlertid ikke utviklet for bedrifter med et stort volum av fakturaer, med arbeidsteam som krever samtidig tilgang, med avansert inkasso- og betalingshåndtering, eller med integrasjonsbehov med ERP, CRM eller andre forretningsapplikasjoner.
I disse mer komplekse tilfellene presser selve logikken i virksomheten mot private sertifiserte programmer som kombinerer samsvar med regelverk, prosessautomatisering, kontrollrapporter og spesialisert teknisk støtte.
Slik utsteder du en faktura med Verifactu-appen trinn for trinn
Prosessen med å utstede fakturaer ved hjelp av Verifactu-applikasjonen er relativt enkel hvis du er kjent med skjemaene på nettstedet til Electronic Office. Den generelle arbeidsflyten vil være som følger:
1. Gå til AEATs hovedkontor . Gå til den offisielle adressen (sede.agenciatributaria.gob.es), finn MVA-delen «Informasjonssystemer for fakturering (SIF) og VERI*FACTU», og velg lenken til faktureringsapplikasjonen.
2. Elektronisk identifikasjon . Autentiser med ditt digitale sertifikat, elektroniske ID-kort (DNIe) eller Cl@ve Móvil. Uten dette trinnet vil du ikke kunne fortsette eller få tilgang til de lagrede dataene dine.
3. Velg om du handler på egne vegne eller representerer en annen person eller enhet. Hvis du opptrer som representant, sørg for at du har de nødvendige fullmaktene (IZ862, IZ863 eller den generelle fullmakten som inkluderer dem).
4. Fyll ut fakturadetaljene . Angi utstederens detaljer (som allerede vil være forhåndsutfylt hvis du har konfigurert «Mine detaljer»), kundens detaljer, dato, beskrivelse av transaksjonen, avgiftspliktige beløp, mva-satser og andre gjeldende avgifter, samt eventuell tilleggsinformasjon som er obligatorisk for deg.
5. Generer den elektroniske fakturaen . Systemet produserer dokumentet med alle felt utfylt, tilordner det digitale fingeravtrykket og QR-koden, og oppretter faktureringsposten i henhold til det standardiserte formatet som er definert i faktureringskravforskriften.
6. Automatisk overføring av posten . Etter validering av operasjonen sender applikasjonen automatisk faktureringsposten til AEAT, i samsvar med VeriFactu-skjemaet for overføring i nesten sanntid, uten at du trenger å utføre manuell eksport.
7. Nedlasting og verifisering . Utsteder kan laste ned fakturaen som en PDF for sine egne arkiver og for å sende den til klienten. Mottakeren kan bekrefte ektheten ved hjelp av QR-koden og Skatteetatens nettsted eller app.
De viktigste fordelene med å bruke Verifactu Tax Office-applikasjonen
En av de største fordelene med denne appen er at den er gratis for skattebetalere. Som et offisielt verktøy er det ingen lisensavgifter, månedlige avgifter eller vedlikeholdskostnader knyttet til grunnleggende bruk av applikasjonen.
Fordi det ble utviklet av det spanske skatteetaten (AEAT) , er samsvar med regelverk dekket av designet: verktøyet tilpasser seg automatisk til endringer i regelverket knyttet til VeriFactu, antisvindelloven og faktureringsforskrifter, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å oppdatere programvaren.
Applikasjonen er relativt intuitiv å bruke for alle som er kjent med andre skatteskjemaer. Den innebærer å fylle ut et sett med obligatoriske og valgfrie felt, gjennomgå, validere og generere fakturaen, ved å følge en veiledet, trinnvis arbeidsflyt.
Direkte integrasjon med Skatteetaten betyr at registreringer sendes samtidig som fakturautstedelse, uten mellomliggende eksport- eller importprosesser for filer. Dette reduserer feil og sikrer at Skatteetaten har umiddelbar tilgang til faktureringsdataene dine.
For kundene dine gir QR-koden et ekstra lag med åpenhet. Å vite at fakturaer kan verifiseres gjennom det spanske skatteetatens systemer styrker tilliten til virksomheten din, noe som er spesielt verdifullt for fagfolk som ønsker å skille seg ut med sin profesjonalitet og samsvar med regler.
Begrensninger og kritiske aspekter ved Skattekontorets faktureringsapp
Det er ikke bare fordeler . Verifactu-appen fra det spanske skatteetaten har flere viktige begrensninger som bør vurderes før du bestemmer deg for å bruke den som ditt eneste faktureringsverktøy.
For det første er funksjonene svært begrensede: den administrerer ikke varelager, den tillater ikke fullstendig regnskapsføring, den har ikke avanserte økonomiske rapporter, og den er heller ikke designet for flerbrukerbruk eller for standard integrasjon med andre bedriftssystemer.
Et annet sensitivt punkt er at faktureringsdataene bare kan konsulteres fra selve applikasjonen og AEAT-hovedkvarteret. Verktøyet er ikke designet for å eksportere alle disse dataene i et strukturert format slik at det enkelt kan lastes inn i et ERP-program eller et eksternt regnskapsprogram.
Tilgang krever alltid elektronisk identifikasjon , så hvis du ikke har et fungerende digitalt sertifikat, elektronisk ID-kort (DNIe) eller Cl@ve Móvil, eller hvis noen i teamet ditt skal bruke applikasjonen uten disse metodene, vil du støte på en driftsmessig flaskehals.
For øyeblikket er appen utformet for å utstede fullstendige fakturaer, ikke kvitteringer eller forenklede fakturaer. Hvis bedriften din er avhengig av detaljhandel med et stort volum av kvitteringer, vil ikke dette skjemaet være egnet som et daglig faktureringsverktøy for salgsstedet ditt.
Videre er det ikke egnet for store volumer . Når transaksjonene teller hundrevis per måned, blir det ineffektivt, feilutsatt og ikke skalerbart å administrere alt via et manuelt nettskjema.
VeriFactu obligatorisk implementeringsplan og programvaretilpasning
Forskriften som regulerer VeriFactu og kravene til faktureringssystemer (kongelig resolusjon 1007/2023, endret ved kongelig resolusjon 254/2025, og utviklet ved ordre HAC/1177/2024) etablerer en progressiv implementeringsplan for programvareleverandører, selskaper og selvstendig næringsdrivende.
For programvareutviklere er tilpasning til VeriFactu og resten av de tekniske spesifikasjonene obligatorisk fra midten av 2025, og med den regulatoriske endringen er det slått fast at fra 1. juli 2026 må produktene de markedsfører allerede overholde alle krav til integritet, sporbarhet og evne til å sende inn registreringer.
For selskaper med en omsetning på under seks millioner euro vil bruk av faktureringssystemer kompatible med VeriFactu være obligatorisk fra 1. januar 2026, innenfor rammen av de første fasene, og forsterkes med nøkkeldatoen 1. januar 2027, hvorfra de må jobbe med sertifisert og oppdatert programvare.
For selvstendig næringsdrivende og andre skattytere som ikke er inkludert i forrige intervall, er plikten til å ha tilpassede programmer utsatt til senere datoer: 1. juli 2026 er satt som milepæl for noen grupper, og 1. juli 2027 som frist for alle selvstendig næringsdrivende til å få faktureringsprogrammet sitt kompatibelt med regelverket.
I denne tidsrammen er budskapet klart: bruk av den gratis skattemyndighetenes app kan være en frivillig og midlertidig løsning, men alle interessenter må sørge for at programvaren deres (offentlig eller privat) er fullt ut i samsvar med forskriftene for digital fakturering når forpliktelsesdatoen kommer.
VeriFactu-programvare: hva det er å «laste ned VeriFactu» og hva det ikke er
Det er betydelig forvirring rundt begrepet «VeriFactu-programvare» eller «nedlasting av VeriFactu». VeriFactu er ikke et spesifikt program som du laster ned fra internett og installerer på datamaskinen din, men snarere en standard og et sett med krav som faktureringssystemer må oppfylle.
Det du egentlig trenger er et godkjent eller sertifisert faktureringsprogram som implementerer alle de tekniske kravene (inkludert, hvis du velger, sending av poster gjennom VeriFactu-kanalen). Disse programmene kan være desktop-, skybaserte eller hybride, men de må alltid overholde de offisielle spesifikasjonene.
Det er en dårlig idé å laste ned «gratis» programvare fra tvilsomme kilder som hevder å være «VeriFactu». Denne typen programmer tilbyr sjelden garantier for samsvar med regelverk, datasikkerhet eller teknisk støtte, og kan utsette deg for straffer og alvorlige risikoer for dataene og omdømmet ditt.
I praksis materialiserer VeriFactu seg i to typer løsninger: offentlig bruk av Finansdepartementet, gratis men begrenset, og private, betalte faktureringsprogrammer, som integrerer kravene i svindelloven og forskriftene, inkludert mulig automatisk innsending av dokumenter.
Hvis målet ditt er å overholde loven og samtidig drive virksomheten din godt, er det fornuftige å se etter en anerkjent programvareleverandør som sertifiserer samsvar med tekniske spesifikasjoner og tilbyr deg støtte, opplæring og kontinuerlige oppdateringer.
Hvorfor er godkjent og sertifisert programvare viktig?
Begrepet «godkjent programvare» refererer til programmer som oppfyller alle kravene fra AEAT (det spanske skatteetaten) og faktureringsforskriftene, både på et funksjonelt, teknisk og sikkerhetsmessig nivå.
Blant fordelene med å bruke et program tilpasset VeriFactu er kontinuerlig samsvar med regelverk: leverandøren oppdaterer systemet etter hvert som regelverket endres, og forhindrer at bedriften din blir utdatert uten at du merker det.
Disse sertifiserte programmene inkluderer avanserte databeskyttelsestiltak: kryptering, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og sporbarhet av alle operasjoner, noe som går langt utover å bare utstede en PDF-faktura.
Prosessautomatisering er et annet sterkt punkt: massegenerering av fakturaer, avstemming av betalinger, automatiske skatteberegninger, eksport for rådgiveren, eller til og med halvautomatisk innsending av skatteskjemaer.
Ved å jobbe med sertifisert programvare reduserer du drastisk risikoen for straffer for brudd på lover mot svindel eller bruk av systemer som tillater manipulering av registre. Videre sender du et budskap om profesjonalitet til dine kunder og forretningspartnere.
Valg av en sertifisert programvareleverandør og trinn for å overholde VeriFactu
Når 1. januar 2027 nærmer seg , vil mange selskaper bli tvunget til å gjennomgå faktureringssystemene sine. Nøkkelen er å velge sertifiserte leverandører som har gjennomgått valideringsprosesser og kan demonstrere at produktet deres overholder regelverket.
En god leverandør tilbyr ikke bare programmet, men også teknisk støtte, teamopplæring, tydelig dokumentasjon og hyppige oppdateringer for å tilpasse seg juridiske eller tekniske endringer som kan oppstå.
For å sikre samsvar med VeriFactu og antisvindelloven, inkluderer den mest fornuftige tilnærmingen vanligvis flere trinn: vurdering av gjeldende programvare, bekreftelse av om den oppfyller de nye kravene, avgjørelse av om det er verdt å oppdatere eller endre løsninger, og planlegging av migreringen på forhånd.
Intern opplæring er et annet viktig punkt: det er ikke nok å ha riktig program; de ansatte som bruker det må vite hvordan de skal bruke det riktig, slik at fakturaene er komplette og sendes inn i de nødvendige formatene og med de nødvendige fristene.
Til slutt anbefales det å følge nøye med på offisiell kommunikasjon (BOE, AEAT-informasjonsnotater osv.) for å holde seg oppdatert om eventuelle endringer i datoer, spesifikasjoner eller sertifiseringskriterier som kan påvirke faktureringsprosessen.
Konsekvenser av manglende tilpasning: ulovlig programvare og straffer
Regelverket er klart : ethvert faktureringsprogram som fra 1. januar 2027 ikke er tilpasset kravene i regelverket, vil bli ansett som programvare med dobbelt bruk og til og med ulovlig.
Dette inkluderer både produsenten og brukeren. Den generelle skatteloven, gjennom artikkel 201 bis innført ved lov 11/2021, etablerer en spesifikk lovbrudd for å produsere, markedsføre eller besitte datasystemer som ikke oppfyller de nødvendige spesifikasjonene.
Straffene kan være svært høye : bøter på opptil 50 000 euro per krenkende system diskuteres, i tillegg til ytterligere straffer for å skjule inntekt eller feilaktig føring av regnskap og registreringer.
Programmer som tillater parallell regnskapsføring, utelater registrering av transaksjoner helt eller delvis, registrerer data som er forskjellige fra de faktiske transaksjonene, eller endrer poster i strid med regelverket, anses som spesielt alvorlige .
For å unngå disse situasjonene er anbefalingen klar: gjennomgå faktureringssystemet ditt så snart som mulig, unngå å laste ned programvare fra tvilsomme kilder, og arbeid kun med anerkjente verktøy, enten det er den offisielle Verifactu-applikasjonen fra Skatteetaten eller sertifiserte private programmer.
Forholdet mellom Verifactu, elektronisk fakturering og andre forskrifter (Create and Grow-loven)
Verifactu og elektronisk fakturering brukes ofte om hverandre i samtaler, men de er ikke det samme. Verifactu er et system for innsending av fakturaer og et sett med krav til programvare; elektronisk fakturering er det digitale fakturaformatet som kreves av Crea y Crece-loven i transaksjoner mellom bedrifter og selvstendig næringsdrivende.
«Create and Grow»-loven sørger for en gratis offentlig plattform for utstedelse av elektroniske fakturaer, som allerede er i drift og tillater overholdelse av denne forpliktelsen uten kostnad, selv om den ikke nødvendigvis inkluderer alle fordelene og funksjonalitetene til private programmer tilpasset Verifactu.
Den offentlige elektroniske faktureringsplattformen er nyttig for å oppfylle det lovpålagte minimumskravet, men den erstatter vanligvis ikke et regnskaps- eller omfattende administrasjonsprogram, ettersom den ikke tilbyr avansert automatisering, detaljerte rapporter eller samme fleksibilitet som spesialisert programvare.
Å bare bruke det offentlige alternativet kan bety å gi opp økonomiske kontrollfunksjoner, avansert skattehåndtering eller integrasjon med andre systemer, så hver bedrift bør vurdere om det er verdt å holde seg til den grunnleggende løsningen eller investere i privat programvare.
I mange situasjoner vil den ideelle kombinasjonen være å bruke et sertifisert privat faktureringsprogram, som er i stand til å utstede elektroniske fakturaer, overholder Crea y Crece-loven og i tillegg inkluderer VeriFactu-kanalen for de som ønsker å sende sanntidsregistreringer til AEAT.
Slik kombinerer du Skattekontorets Verifactu-applikasjon med privat programvare
En svært fornuftig strategi for mange selvstendig næringsdrivende og små bedrifter er å bruke den gratis skatteappen kun i visse tilfeller og stole på et privat program for resten av driften.
For eksempel kan Verifactu-applikasjonen være nyttig for sporadisk fakturering, engangskunder eller situasjoner der du ønsker å maksimere inntrykket av åpenhet ved å sende alle fakturaer til AEAT i sanntid.
Parallelt vil privat programvare, som de som allerede er tilpasset VeriFactu-standarden, la deg administrere den daglige driften: innkreving og betalinger, kontantstrømprognoser, skatterapporter, integrasjon med rådgiveren eller banken din, alt i samme miljø.
På denne måten kan du migrere gradvis uten å måtte gjøre en radikal endring på én gang. Du starter med å teste den offentlige appen, definerer hvilke prosesser du vil beholde der og hvilke du foretrekker å administrere fra den private programvaren, og justerer til du finner balansen som passer best for din virksomhet.
Over tid, etter hvert som volumet eller kompleksiteten i driften øker, vil du mest sannsynlig ende opp med å sentralisere nesten alt i det sertifiserte private programmet, og beholde skatteappen som støtte eller for svært spesifikke tilfeller.
Internasjonal virksomhet og Verifactus omfang
Plikten til å overholde Verifactu er ikke begrenset til innenlandske transaksjoner. Den gjelder også internasjonale transaksjoner for spanske skattebetalere, selv når de er fritatt for moms og kun deklareres i selvangivelsen.
Dette betyr at enhver transaksjon som må gjenspeiles i fakturaen din, enten kunden er i Spania eller i utlandet, vil falle inn under faktureringsforskriftene og dermed innenfor VeriFactus virkeområde fra det øyeblikket du er pålagt å gjøre det.
I praksis må du sørge for at faktureringsprogrammet ditt håndterer de ulike transaksjonstypene riktig: transaksjoner innenfor fellesskapet, eksport, tjenester levert til kunder utenfor EU osv., alltid i samsvar med gjeldende spanske forskrifter.
Det underliggende målet er at administrasjonen skal ha en fullstendig og pålitelig oversikt over alle dine inntekter, uavhengig av klientens geografiske plassering eller den spesifikke skattebehandlingen av transaksjonen.
Derfor er det viktig å velge riktig programvare og konfigurere driften riktig for å unngå fremtidige problemer under en eventuell revisjon, både for innenlandske bedrifter og de med en sterk internasjonal komponent.
Hele dette nye regelverket gjør Verifactu-applikasjonen fra Skatteetaten og sertifiserte faktureringsprogrammer til sentrale verktøy i den daglige driften til frilansere og bedrifter: Når de brukes riktig, reduseres den administrative byrden, økes rettssikkerheten og et projisert bilde av åpenhet, forutsatt at overgangsplanleggingen tas på alvor, pålitelig programvare velges og teamet som skal administrere den er riktig opplært.
