Hvis du bruker Outlook-e-post mye, har du sannsynligvis lett etter triks eller snarveier for å få fart på ting. Vet du for eksempel hvordan du planlegger en e-post i Outlook?
Nedenfor vil vi snakke om denne funksjonen og alt du kan gjøre med den, samt trinnene du må ta for å oppnå den. Skal vi starte?
Hva er funksjonsplanen en e-post for?
Hvis du aldri har gjort det før, synes du kanskje det er dumt, fordi du bare trenger å vente på riktig øyeblikk og så sende det. Men virkeligheten er annerledes.
Vi gir deg et eksempel. Tenk deg at det er lørdag og du har husket at en av dine ansatte ennå ikke har sendt deg fakturaen for den måneden. Du vil ikke (og bør ikke) plage ham på en helg, men du vet at hvis du ikke gjør det nå, vil du ikke huske det senere.
Så du skriver e-posten, men i stedet for å sende den, bestemmer du deg for å la e-postprogrammet (i dette tilfellet Outlook) sende den først mandag morgen, og glemmer alt om det fordi du allerede husket det.
Forstår du funksjonen nå? Tenk på det som muligheten til å skrive e-poster og enkelt sende dem på bestemte dager, siden målet er å effektivisere ting.
På denne måten kan du dedikere en dag til å skrive e-poster og få dem sendt litt etter litt, på den dagen og klokkeslettet du bestemmer, slik at de når adressaten. Og mens du i det øyeblikket kan være på datamaskinen, spise med noen venner eller bare sove.
Hvordan planlegge en e-post i Outlook
Husk at det å planlegge en e-post i Outlook er likt som å utsette sendingen. I realiteten forblir e-postene i en utboks (som du kan se på mobilenheten din) frem til det planlagte sendetidspunktet, hvor de vil vises som sendt.
Men hvordan gjøres det?
Planlegg en enkelt melding
Vi skal forklare hvordan du kan planlegge en enkelt melding. For å gjøre dette, må du følge følgende trinn:
- Skriv meldingen du vil sende på e-post. Før du sender den, klikk på Flere alternativer (du finner dette i Etiketter-gruppen i alternativene som vises). Hvis du ikke finner den der, gå til Alternativer / Flere kommandoer / Utsett levering.
- Dette vil få opp en undermeny med leveringsalternativer. Her må du aktivere boksen "Ikke lever før" og så kommer det opp en boks slik at du kan sette inn dato og klokkeslett du ønsker at den skal leveres. Med andre ord, i det øyeblikket vil det bli sendt fra din e-post til mottakerens, uavhengig av hva du gjør eller om du har Outlook-post åpen eller ikke.
- Når du har den, er alt du trenger å gjøre å klikke på Lukk, og hvis du har fullført meldingen, trykk Send uten frykt. Den sendes ikke umiddelbart, men dagen og tidspunktet du har lagt den ut.
Hva om du vil endre dato og klokkeslett? Det kan du også gjøre. For å gjøre det, gå til utboksen din, der alle planlagte eller utsatte e-poster ligger. Bare åpne e-posten du vil endre, og klikk på «Flere alternativer» i Etiketter-gruppen (eller Alternativer / Flere kommandoer / Utsatt levering). Bare følg trinnene på nytt, og klikk på «Lukk» på slutten for å lagre endringene.
Planlegg alle meldinger
Hva om du foretrekker å planlegge alle e-postene dine? Med Outlook kan du utsette levering i opptil to timer. Vil du vite hvordan du planlegger en masseutsendelse av e-post i Outlook? Slik gjør du det:
- Gå til Mail og velg Fil på båndet.
- GÃ¥ til Administrer regler og varsler.
- Sett "ny regel".
- Velg en mal og trykk Start fra en tom regel. Klikk på Bruk regel på meldinger jeg sender og gå til Neste. Velg nå betingelsene og klikk på Neste. I neste trinn må du angi en eller flere handlinger og ikke glem å klikke på boksen "utsett levering i et antall minutter".
- Neste skjermbilde som dukker opp er å redigere beskrivelsen av regelen og du må markere alternativet "Et antall" og skrive hvor mange minutter du vil forsinke posten (maks. 120 minutter).
- Gi OK og neste. Velg unntakene du vil ha og trykk neste igjen. Den vil be deg om et navn for den regelen, så gi den og aktiver regelen. Klikk til slutt på Fullfør.
Dette vil bety at når du skriver en e-post, vil den forbli usendt så lenge du har skrevet den inn slik at du kan rette den. Selvfølgelig er det ikke det mest hensiktsmessige fordi hvis du trenger å sende en e-post umiddelbart vil du få dette problemet (og da må du endre det manuelt).
En annen måte å planlegge en e-post i Outlook
Det finnes en annen måte å planlegge e-poster i Outlook på, kanskje mye enklere enn den vi har forklart, selv om den ikke fungerer med alle kontoer. For å gjøre dette, skriver du bare meldingen din, og når du er ferdig, vil du se en pil som peker nedover ved siden av Send-knappen . Hvis du klikker på den, vises alternativet for å planlegge sending.
Bare velg dato og klokkeslett du vil sende den, og klikk OK for å sende meldingen. I dette tilfellet lagres e-postene i Utkast inntil de sendes på riktig dato og klokkeslett.
Som du ser er det ikke vanskelig å planlegge en e-post i Outlook, men det er viktig å kjenne til trinnene og kunne bruke dem til å utsette sendingen av bestemte e-poster, slik at du ikke glemmer de du må sende, eller kan sende dem selv om du ikke kan være tilgjengelig den dagen. Har du flere spørsmål om Outlook? Spør oss i kommentarfeltet.